İşe Başlamadan Önceki On Dakika: Kurulum Zamanını Hesaba Katmak

Bir işe oturmadan önce geçen zamanı çoğumuz hesaba katmayız. Takvimde yalnızca işin kendisi yazar: rapor yazmak, ders çalışmak, atölyede bir parçayı bitirmek. Oysa o iş başlamadan önce masanın toparlanması, dosyaların açılması, malzemenin çıkarılması, nerede kalındığının hatırlanması gerekir. Kurulum diyebileceğimiz bu aşama görünmez olduğu için planlamanın dışında kalır ve sonra "bir türlü başlayamadım" cümlesine dönüşür.

Başlangıç neden zaman alır

Her iş, ancak gerekli parçalar bir aradayken akıcı hale gelir. Fiziksel olarak alet ve malzeme, zihinsel olarak da bağlam gerekir: en son nerede bırakıldığı, sıradaki adımın ne olduğu, hangi kararın beklediği. Bu bağlamı yeniden kurmak birkaç dakika sürer. İşin ortasında ara verildiğinde bu süre daha da uzar, çünkü zihin bıraktığı yeri sıfırdan toparlamak zorunda kalır.

Kurulum süresini yok saymanın en yaygın sonucu, kısa boşlukların işe yaramaz görünmesidir. Elimizde yirmi dakika olduğunda "zaten başlayamam" deriz; çünkü deneyimimiz bize ilk on dakikanın hazırlıkla geçtiğini söyler. Sorun boşluğun kısalığı değil, her seferinde sıfırdan kurulum yapmak zorunda kalmaktır. Kurulum kısaltılabilirse kısa boşluklar birdenbire kullanılabilir hale gelir.

Bitişi de kurulumun parçası saymak

En etkili yöntem, kurulumu işe başlarken değil işi bırakırken yapmaktır. Çalışmayı bitirirken masayı toparlamak, açık dosyaları düzenlemek ve bir sonraki adımı tek cümleyle yazmak, ertesi günün ilk dakikalarını kurtarır. Bu, kendi geleceğinize bıraktığınız bir nottur. Ertesi gün başlarken karar vermek zorunda kalmazsınız; verilmiş kararı uygularsınız ve bu, başlamayı çok daha kolay hale getirir.

Bırakma anını seçmek de işe yarar. Bir bölümü tamamen bitirip kalkmak yerine, bir sonraki adımı açıkça belli olan bir noktada durmak dönüşü hızlandırır. Yarım kalan cümle, sıradaki parça, ölçüsü alınmış ama kesilmemiş malzeme; bunların hepsi ertesi gün için hazır bir giriş kapısıdır. Tamamen kapatılmış bir iş, yeniden açılırken daha çok direnç gösterir.

Sabit yer, sabit düzen

Kurulum süresini kalıcı olarak kısaltan şey, aynı işi mümkün olduğunca aynı yerde ve aynı düzenle yapmaktır. Malzemenin yerinin belli olması, aramayı ortadan kaldırır. Aramanın ortadan kalkması yalnızca dakika kazandırmaz; dikkatin dağılmasını da engeller. Çünkü bir şeyi ararken zihin işin kendisinden uzaklaşır ve o sırada karşılaşılan başka her şey yeni bir dikkat dağıtıcı haline gelir.

Sık yapılan işler için küçük bir hazır takım oluşturmak da benzer şekilde işler. Yürüyüş çantasının hazır durması, ders masasında yalnızca o derse ait defterin bulunması, dikiş kutusunun tek bir yerde toplanması gibi düzenlemeler, karar sayısını azaltır. Kurulumu kolaylaştıran her düzenleme, aslında işe başlama eşiğini alçaltır.

Geçiş anları ve toparlanma

Bir işten diğerine geçerken zihin hemen yer değiştirmez. Önceki işin artıkları bir süre daha üstümüzde kalır; yarım kalan konuşma, kapanmamış bir mesele, tamamlanmamış bir düşünce. Bu yüzden arka arkaya dizilen işlerin arasına birkaç dakikalık geçiş payı koymak, toplamda zaman kaybettirmez, kazandırır. Geçiş payında yapılabilecek en iyi şey, biten işi kısa bir notla kapatmak ve sıradakinin ilk adımını söylemektir.

Planlamaya kurulumu da yazmak

Takvime yalnızca işin süresini yazdığımızda plan gerçeği yansıtmaz. Bir saatlik çalışma çoğu zaman bir saat on beş dakikalık bir dilim ister. Bu payı yazmak, günün sonunda "hiçbir şeye yetişemedim" hissini azaltır. Yetişememenin sebebi genellikle tembellik değil, hiç hesaba katılmayan ama her seferinde ödenen bu görünmez süredir.

Aynı şekilde, işi bitirmek için gereken toparlama zamanı da plana dahil edilmelidir. Kullanılan aletin yerine konması, dosyanın kaydedilip adlandırılması, ortamın bir sonraki kullanım için hazırlanması işin dışı değil parçasıdır. Bunlar atlandığında, o iş bir sonraki sefere borç olarak devredilir.

Küçük eşikler, büyük fark

Başlamayı zorlaştıran şeyler çoğu zaman büyük engeller değildir: dolu bir masa, şarjı bitmiş bir alet, bulunamayan bir defter, hangi adımdan devam edileceğinin belirsizliği. Bunların her biri tek başına önemsizdir, üst üste geldiğinde işi ertelemeye yeter. Eşikleri tek tek kaldırmak, motivasyon aramaktan çok daha güvenilir bir yöntemdir.

İşe başlamadan önceki dakikaları ciddiye almak, disiplinden çok düzenle ilgilidir. Kurulumu bir kez tasarlarsanız her seferinde yeniden düşünmezsiniz. Görünmeyen bu hazırlığı planın içine aldığınızda, hem daha az yorulur hem de elinizdeki kısa zaman dilimlerini gerçekten kullanabilir hale gelirsiniz.